جلسه دوم اموزش پاورپوینت

 

 

اجرای اسلاید نخست تا اسلاید آخر (From Beginning): ساده ترین شیوه اجرای یک اسلاید، استفاده از گزینه From Beginning است که از نخستین اسلاید شروع به اجرا می کند.

اجرای اسلایدها از اسلاید اخیر (From Current Slide): اگر می خواهید پروژه یتان از آخرین اسلایدی که طراحی کرده اید نمایش داده شود، بر روی گزینه From Current Slide کلیک کنید.

اجرای سفارشی اسلاید (Custom Slide Show): اگر می خواهید اسلایدهایتان به شیوه دلخواه خودتان نمایش داده شود، بر روی گزینه Custom Slide Show کلیک کنید. در این صورت پنجره ای باز می شود که پس از کلیک بر روی گزینه New می توان یک شیوه سفارشی برای نمایش ایجاد کرد.

 

 

همانطور که در تصویر بالا می بینید، همه اسلایدهایی که طراحی کرده اید در ستون سمت چپ (Slides in Presentation) وجود دارد. با کلیک بر روی شماره هر اسلاید، می توانید آن اسلاید را انتخاب کنید. در این صورت دکمه Add فعال می شود. حال بر روی دکمه Add کلیک کنید تا اسلاید انتخاب شده به ستون سمت راست (Slides in Custom Show) منتقل شود. (برای حذف اسلایدها هم بر روی اسامی ستون سمت راست کلیک و دکمه Remove را کلیک کنید. بدین ترتیب لیستی از اسلایدهای ترتیبی خودتان را در ستون سمت راست ایجاد می کنید. در نهایت کلید OK را برای اجرای این شیوه کلیک کنید. حال در صورت اجرای اسلاید خواهید دید که اسلایدها به ترتیبی که شما چیده اید نمایش داده خواهند شد.

 

 

تنظیمات نمایشی

با کلیک بر روی گزینه Setup Slide Show از زبانه Slide Show پنجره ای مانند تصویر زیر باز می شود که با استفاده از آن می توان شیوه نمایش را سفارشی کرد و امکاناتی را به هنگام نمایش اسلایدها حذف و یا اضافه کرد.

 

 

در زیر به بررسی گزینه های این پنجره می پردازیم.

گزینه های بخش Show Type

در صورتی که گزینه (Present by a speaker (Full Screen را انتخاب کنید، اسلایدها به صورت تمام صفحه نشان داده می شوند. این گزینه به صورت پیش فرض انتخاب شده است. یعنی اگر این گزینه را تغییر ندهید، به هنگام اجرای اسلایدها، نمایش به صورت تمام صفحه خواهد بود.

در صورتی که گزینه Browser by an Individual را انتخاب کنید، اسلایدها به صورت پنجره نمایش داده می شوند. یعنی منوهای پایین صفحه ویندوز و همچنین دکمه های عملیاتی بستن، مینی مایز کردن و کوچک کردن پنجره در بالای صفحه نشان داده می شوند.

اگر گزینه (Browser at a Kiosk (Full Screen را انتخاب کنید، شیوه نمایش همانند گزینه نخست خواهد بود با این تفاوت که در این حالت کلیک راست و کلیدهای عملیاتی در اسلاید قابل مشاهده نخواهند بود.

 

 

گزینه های بخش Show Option

گزینه Loop Continually Until “ESC” به منظور نمایش پشت سر هم اسلایدها تا انتخاب کلید «ESC» است. بدین معنی که اسلایدها تا زمانی که کلید ESC را فشار ندهید نمایش داده می شوند. 

 

نکته: ضبط صدای سخنران و پخش اسلایدها با صدای از قبل ضبط شده. پیش از آنکه به ادامه بررسی گزینه های این پنجره بپردازیم، بهتر است هم اینجا یک پرانتز باز کنیم و روش ضبط صدای سخنران را توضیح دهیم. چرا که این روش، در گزینه بعدی از همین پنجره قابل استفاده خواهد بود.

 

اگر بخواهید صدایتان را پیش از ارائه کنفرانس ضبط کنید به طوری که در هنگام اجرای اسلایدها نیازی به توضیح دادن نداشته باشید و فقط بخواهید اسلایدها با صدای شما اجرا شود، کافی است که از زبانه Slide Show، گزینه Record Narration را انتخاب کنید. در این صورت پنجره ای باز می شود که تنظیمات کلی از قبیل تنظیم میکروفن و کیفیت صدا نشان داده می شود.

 

 

بهتر است تمام گزینه ها در حالت پیش فرض بماند. اگر کلید  OK را کلیک کنید، اسلایدها اجرا می شوند و در صورتی که میکروفن شما فعال باشد، می توانید در هر اسلاید توضیحات مرتبط را بگویید و صدایتان را ضبط کنید. در پایان کلید ESC را فشار دهید و پروژه تان را ذخیره کنید.

 

حال بازگردیم به پنجره Setup Show در قسمت Show Option.

اگر گزینه Show without narration را انتخاب کنید، اسلایدها بدون صدای سخنران که در بالا توضیح داده شد، پخش می شود. در صورتی که می خواهید صدایتان پخش شود، باید تیک این گزینه را بردارید.

در صورت انتخاب گزینه Show without animation اسلایدها بدون انیمیشن نشان داده می شوند. این گزینه در حالت پیش فرض انتخاب نشده، بنابراین انیمیشن های طراحی شده در حالت پیش فرض قابل نمایش خواهند بود.

با استفاده از گزینه Pen Color می توان رنگ خاصی را برای قلمی که در طول نمایش اسلاید از آن استفاده می کنیم، انتخاب کرد. از رنگ های موجود در این گزینه برای تاکید بر روی موضوعات مهمی که در اسلاید وجود دارد استفاده می شود.

گزینه های بخش Show Slides

گزینه های این بخش برای تنظیم نمایش شماره اسلایدها به کار می رود. در صورتی که گزینه All را انتخاب کنید (که در حالت پیش فرض هم همین گزینه انتخاب شده) همه اسلایدها نمایش داده می شوند. اما اگر بخواهید اسلایدها از شماره های دلخواهی نشان داده شود، شماره اولین اسلاید را در کادر From و شماره آخرین اسلاید دلخواه را در کادر  To وارد کنید. در عین حال می توانید از گزینه Custom Show برای سفارشی کردن نمایش که پیش از این شیوه فعال کردن آن را توضیح داده بودیم، استفاده کنید. مثلا اگر بخواهید اسلایدهای شماره ۱، ۵، ۷ و ۱۱ نمایش داده شوند، کافی است که این عبارت را در کادر Custom Show وارد کنید:  1,5,7,11 

گزینه های بخش  Advanced Slides

گزینه های این بخش که می توان فقط یکی از آنها را انتخاب کرد، برای شیوه تغییر اسلایدهاست. اگر گزینه Manually را انتخاب کنید، می توانید اسلایدها را به صورت دستی و با کلیک ماوس تغییر دهید. در صورتی که گزینه Using timing if present را انتخاب کنید، اسلایدها به طور خودکار و با توجه به زمان تعیین شده برای نمایش هر اسلاید نشان داده می شوند.

بخش Multiple Monitors

از این بخش برای زمانی استفاده می شود که رایانه شما دارای چند نمایشگر باشد. با استفاده از لیست بازشونده، گزینه Display Slide Show on را برای تنظیم پخش بر روی نمایشگر دلخواه انتخاب کنید.

 

 

بخش Performance

از گزینه Acceleration Use Hardware Graphics به منظور افزایش سرعت نمایش استفاده می شود. 

از لیست بازشونده Slide Show Resolution نیز می توان کیفیت یا درجه وضوح نمایش را تنظیم کرد.

 

زمان بندی ارائه کنفرانس و تمرین پیش از سخنرانی

برای ارائه یک کنفرانس خوب، علاوه بر طراحی مناسب اسلایدها شیوه ارائه سخنران، زمان بندی و ارائه طبق زمان تخمین زده شده نیز برای اثرگذاری مخاطبان از اهمیت ویژه ای برخوردار است.

گزینه Rehearse Timing که در شکل زیر نشان داده شده، برای تنظیم زمان بندی بین اسلایدها بکار می رود.

 

 

با کلیک بر روی این گزینه، اسلایدها به صورت تمام صفحه اجرا می شوند و در گوشه سمت چپ بالای اسلایدها، نوار ابزار Rehearse Timing به نمایش در می آید. در این حالت (که معمولا در زمان های تمرین کردن پیش از کنفرانس اصلی از آن استفاده می کنید) به توضیح درباره اسلاید نخست بپردازید. درست مانند آنچه اکنون در حضور مخاطبان خود مشغول ارائه هستید. سپس همین کار را برای اسلاید دوم،‌ سوم و... انجام دهید. این فرآیند را تا زمانی که کل اسلایدها ارائه شوند تکرار کنید. در پایان یک کادر نمایشی مانند تصویر زیر ملاحظه می کنید.

 

 

این پیام طول کلی ارائه مطالب را مشخص کرده و از شما می پرسد که آیا می خواهید این زمان بندی را برای موقعی که می خواهید اسلاید را اجرا کنید، نگه دارید یا خیر. به بیان دیگر آیا می خواهید اسلایدتان را طبق همین وضعیتی که الان زمان بندی کردید، نگه دارید یا خیر.