جلسه پنجم اموزش پاورپوینت

 برای درج نمودار در پاورپوینت لازم است که آشنایی مختصری با نرم‌افزار Excel داشته باشیم، چرا که داده های نموادر از طریق نرم افزار Excel  قابل ویرایش و تغییر است.

برای درج نمودار، ابتدا از زبانه Insert گزینه Chart را انتخاب می کنیم:

 

 

همانطور که در تصویر مشاهده می کنید، می توان نمودارهای ستونی، خطی، دایره ای و انواع دیگری از نمودارها که در لیست سمت چپ پنجره نشان داده شده را انتخاب کرد.

ما برای درج اطلاعات و ویرایش آن در نرم افزار Excel، یک نمودار خطی را انتخاب می کنیم. به محض انتخاب، یک سند Excel در کنار سند پاورپوینت باز می شود.

 

 

برای تنظیم نمودار درج شده با نمودار مورد نظرمان، باید تغییرات را در نرم افزار Excel انجام دهیم. فرض کنید می خواهیم نموداری با مشخصات زیر ایجاد کنیم:

میزان بارندگی در چهار سال اخیر در استان های شمالی، مرکزی و جنوبی کشور.

 

 

در این صورت سلول های نرم افزار Excel را به نام های «سال ۱۳۹۱»، «سال ۱۳۹۰»، «سال ۱۳۸۹» و «سال ۱۳۸۸» تغییر می دهیم. به همین ترتیب ستون های نمودار را به نشانه استان های شمالی، مرکزی و جنوبی نامگذاری می کنیم. حال کافی است که اطلاعات را به درستی در نرم افزار Excel وارد کنیم. هر تغییراتی در Excel،‌به سند پاورپوینت  اعمال می شود.

 

 

ویرایش نمودار

برای ویرایش نمودار درج شده، باید از زبانه های مربوط به گروه Chart Tools که با درج نمودار ظاهر می شود استفاده کنیم. اگر به زبانه دیگری مراجعه کردید و این زبانه ها مخفی شد، بر روی نمودار درج شده دو بار کلیک کنید تا گروه Chart Tools مجددا نشان داده شود. این گروه از سه زبانه Design و Layout و Format تشکیل شده است.

 

 

 

بررسی زبانه Design از گروه Chart Tools

گزینه Change Chart Type برای تغییر نمودار درج شده به کار می رود. 

 

 

گزینه Save as Templates نمودار درج شده را در پوشه ای به نام Templates ذخیره می‌ کند تا در صورتی که دفعات بعدی مجددا به این نمودار احتیاج پیدا کردید، از آن استفاده کنید.

 

 

گزینه Switch Row/Columns جای سطرها و ستون های نمودار را با یکدیگر عوض می کند. به عنوان مثال، در نمودار ستونی میزان بارندگی در چهار سال اخیر که ستون ها نمایان گر سال بود، با انتخاب این گزینه، ستون ها نمایان گر استان ها و رنگ آنها نمایان گر سال خواهد شد.

 

با استفاده از گزینه Select Data می توان اطلاعات مندرج در ستون ها را انتخاب، حذف و اضافه کرد. به عنوان مثال، با استفاده از دکمه Add می توان عبارت «استان های غربی» و «استان های شرقی» را به ستون های موجود اضافه کرد. همچنین با استفاده از دکمه Remove می توان ستون های موجود را پاک کرد. باید توجه داشت که بعد از اضافه کردن ستون، باید اطلاعات آن را  برای ستون وارد کرد. مثلا در تصویر زیر، عبارت های «استان های غربی» و «استان های شرقی» درج شده، اما چون اطلاعاتی به آن داده نشده، در ستون ها نشان داده نمی شود. 

 

 

گزینه Edit data نیز به شما اجازه می دهد تا در نرم افزار Excel، اطلاعات مربوط به نمودار را ویرایش کنید. این کار را از گزینه قبلی (Select data) نیز می توانستید انجام دهید.

 

 

گزینه Refresh Data برای «به روز کردن اطلاعات» استفاده می شود. مثلا هر چند دقیقه که شما اطلاعات نمودار را در نرم افزار Excel تغییر می دهید، با انتخاب این گزینه می توانید اطلاعات تغییر داده شده را در نرم افزار پاورپوینت مشاهده کنید. 

 

گزینه Chart Layout ساختار نمودار درج شده را تغییر می دهد. به معنای اینکه محل عنوان نمودار، شکل ستون ها، محل قرار گیری داده ها و... به شکل های مختلفی تغییر پیدا می کند که بسته به سلیقه، می توان یک نمونه از آنها را انتخاب کرد. با کلیک بر ساختارهای موجود، می توان تغییرات را در نمودار درج شده مشاهده کرد. در تصویر زیر یک نمونه از نمودارها نشان داده شده است:

 

 

گزینه Chart Style رنگ و ظاهر نمودار را تغییر می دهد و تغییری در ساختار آن نمی دهد. یک نمونه از رنگ‌ بندی نمودار در این گزینه را در تصویر زیر می بینید. 

 

 

بررسی زبانه Layout از گروه Chart Tools

 

 

بخش Current Selection شامل دو گزینه Format Selection و Reset to Match Style است.

با کلیک بر روی گزینه Format Selection پنجره ای باز می شود که با استفاده از آن می توان ساختار نمودار را به شکل دلخواه نمایش داد. در پنجره باز شده، گزینه های Fill و Border Color و Border Style و Shadow و 3D Format وجود دارد که برای تغییرات در رنگ و شکل نمودار به کار می رود.

به عنوان مثال در بخش Fill می توان درون نمودار را به رنگ دلخواه تغییر داد.

 

 

گزینه Reset to Match Style نیز زمانی به کار می رود که در گزینه قبلی (Format Selection) تغییراتی بر روی نمودار اعمال کرده باشید اما در نهایت از تغییرات انجام داده شده پشیمان شوید. در این صورت، این گزینه نمودار را به حالت اولیه باز می گرداند.

 

 

دومین بخش از زیر مجموعه های Layout بخش Insert است که دارای سه گزینه Picture و Shapes و Text Box است.

 

 

گزینه های Picture و Shapes را پیش از این آموخته ایم. این گزینه ها تصاویر و اشکال گرافیکی را بر روی نمودار درج می کنند. اما گزینه Text Box گزینه ای است که امکان درج متن بر روی نمودار را می دهد. با کلیک بر روی این گزینه می توانید با ماوس، یک چارگوش  بر روی نمودار رسم کنید و پس از آن، عبارت مورد نظرتان را درون آن بنویسید. باید توجه داشت که پس از درج عبارت، شکل چارگوش از بین می رود و فقط متن نوشته شده شما باقی خواهد ماند.

 

گزینه های Labels و Axes و Background و Analysis گزینه هایی هستند که مربوط به درج، ویرایش و آنالیز نمودار است و آموزش آن به یادگیری نرم افزار Excel نیاز دارد. بهتر است این گزینه ها را به طور دقیق تر در دوره‌ آموزشی Excel  که به زودی فعال خواهد شد، مطالعه کنید. اما به طور کلی وظیفه این گزینه ها بدین ترتیب است:

 

- Labels: گزینه های این بخش برای ایجاد و ویرایش انواع برچسب ها در نمودار به کار می رود. به طور مثال، عنوان نمودار یک «برچسب» قلمداد می شود که می توان موقعیت آن را نسبت به نمودار (مثلا بالا و یا در مرکز و پشت نمودار) مشخص کرد.

- Axes: گزینه های این بخش برای ایجاد و ویرایش «محور» در نمودار به کار می رود. مثلا می توان در هر نمودار، خطوط و محورهایی را برای بهتر دیده شدن داده ها ترسیم کرد.

- Background: گزینه های این بخش برای تنظیمات پس زمینه نمودار به کار می روند. به عنوان مثال می توان پس زمینه نمودار را به رنگ خاصی تنظیم کرد.

- Analysis: گزینه های این بخش برای بررسی و آنالیز دقیق تر اطلاعات نمودار به کار می رود. مثلا می توان درصد و آنالیز رشد یک پدیده در نمودار را در آن نشان داد.

 

بررسی زبانه Format از گروه Chart Tools

این زبانه از ۵ بخش تشکیل شده است:

 

بخش Current Selection که پیش تر توضیح داده شد.

 

بخش Shape Style برای تغییر رنگ درون و شکل نمودار به کار می رود. با استفاده از گزینه های Shape Fill و Shape Outline و  Shape Effect نیز می توان به ترتیب: رنگ نمودار را تغییر داد؛ خط دور نمودار را پررنگ تر کرد و یا تغییر رنگ داد؛ به نمودار «سایه» اعمال کرد.

 

بخش Word Art Style

با استفاده از این بخش می توان نوشته های روی نمودار را به صورت «هنری» تغییر داد. این گزینه بیشتر برای حروف انگلیسی کاربرد دارد اگرچه بر روی حروف فارسی هم تغییرات را اعمال می کند. اما به نظر می رسد برای زیباتر کردن حروف انگلیسی این حروف «هنری» ایجاد شده است. با انتخاب یکی از Word Artها، تغییرات را بر روی اطلاعات نوشته شده در نمودار مشاهده می کنید.

 

 

گزینه های Text Fill و Text Outline و Text Effects نیز دقیقا مشابه حالت Shape عمل می کنند با این تفاوت که تغییرات را بر روی متن نمودار اعمال می کنند.

بخش Arrange و Size هم پیش تر توضیح داده شده است.